Wetgeving
Het inzagerecht in bestuursdocumenten wordt geregeld door het decreet van 26 maart 2004 betreffende de openbaarheid van bestuur.
In principe zijn alle bestuursdocumenten openbaar. U kunt ze dus inkijken, er meer uitleg over vragen of er een kopie van krijgen. De overheid bestuurt immers in alle openheid. Er zijn echter een aantal uitzonderingen, om andere belangen te beschermen. Als u precies wilt weten welke uitzonderingen een overheid mag inroepen om een document niet openbaar te maken, dan kunt u het best het decreet erop naslaan.
Welke informatie kan ik vragen?
Ambtenaren zijn volgens het decreet verplicht om iedereen die informatie zoekt, behulpzaam te zijn. Dat betekent dat ze moeten antwoorden op de vraag of een bepaald bestuursdocument wel degelijk bestaat of op de vraag waar een bepaald document zich bevindt.
De overheid is ook verplicht om de aanvrager te helpen als zijn aanvraag niet concreet genoeg is: ze moet contact opnemen met de aanvrager als zijn aanvraag onduidelijk, onredelijk, te algemeen of te vaag geformuleerd is.
Behulpzaamheid houdt evenwel niet in dat de overheid verplicht zou zijn om bestaande documenten te herschrijven, om te vormen, te bewerken of te analyseren om op vragen te kunnen antwoorden. Dergelijke vragen vergen opzoekingen en die vallen onder de retributieverordening op opzoekingen in het Archief. Opzoekingen kosten 25 euro per begonnen uur, met vrijstelling voor het eerste kwartier.
Welke documenten kan ik inkijken?
Via de Archiefbank Oostende kan u alle gearchiveerde documenten die openbaar zijn vrij raadplegen, hetzij online (voorzover de documenten al online werden geplaatst), hetzij ter plaatse in de leeszaal van het Archief, na voorafgaande schriftelijke aanvraag (brief, fax of mail). Telefonische vragen komen niet in aanmerking.
Gearchiveerde documenten die niet of slechts gedeeltelijk openbaar zijn, worden niet online geplaatst, maar kan u wel ter plaatse inkijken in de leeszaal van het Archief, na voorafgaande schriftelijke aanvraag (brief, fax of mail) en voorzover u beschikt over een rechtsgrond om het document in te kijken. U moet dit bewijs bij uw schriftelijke aanvraag voegen.
Het algemeen uitgangsprincipe is dat alle bestuursdocumenten in aanmerking komen voor openbaarheid. Dat betekent niet dat alle documenten op eenvoudig verzoek verplicht worden vrijgegeven. Bepaalde informatie kan volgens het decreet als vertrouwelijk worden beschouwd omdat het onder een uitzonderingsgrond valt.
Het Archief beoordeelt elke aanvraag geval per geval aan de hand van de vigerende wetgeving. Ook de toetsing aan de uitzonderingsgronden gebeurt voor elke aanvraag in detail.
In de Archiefbank Oostende wordt wel weergegeven welke documenten al dan niet beperkt openbaar zijn ("beperkt door vigerende wetgeving"). Een bespreking van de basisprincipes van de uitzonderingsgronden van het openbaarheidsdecreet vindt u in de Memorie van Toelichting bij het decreet van 26 maart 2004.
Naast de uitzonderingen van het openbaarheidsdecreet moeten in sommige gevallen ook uitzonderingen worden toegepast die bepaald zijn in de federale openbaarheidsregeling, bijvoorbeeld de regelgeving over het auteursrecht.
In het openbaarheidsdecreet wordt een onderscheid gemaakt tussen formele uitzonderings-gronden (bijvoorbeeld als een aanvraag kennelijk onredelijk is) en inhoudelijke uitzonderingsgronden, die te maken hebben met de bescherming van andere belangen (bijvoorbeeld de bescherming van de openbare orde en veiligheid).
Formele uitzonderingsgronden zijn facultatief, dat wil zeggen dat de overheid niet verplicht is ze toe te passen; inhoudelijke uitzonderingsgronden zijn verplicht. Verder is er een onderscheid naargelang van de soort informatie die wordt opgevraagd: documenten met gewone (algemene) informatie, milieu-informatie, Seveso-informatie en informatie over milieu-emissies.
Als een document vertrouwelijke elementen bevat, zoals namen van ambtenaren, hun persoonlijk standpunt, of beleidsinformatie waarvan de vertrouwelijkheid noodzakelijk is om de politieke besluitvorming niet in gevaar te brengen is het mogelijk dat in dat geval het document slechts gedeeltelijk openbaar gemaakt wordt, dat wil zeggen met weglating van de vertrouwelijke gegevens.
- Inzage in, uitleg bij en downloads van de Archiefbank Oostende zijn gratis.
- De kostprijs van een kopie is geregeld door de Belastingverordening op de afgifte van administratieve documenten (pdf).
- De kostprijs voor vragen om bestaande documenten te herschrijven, om te vormen, te bewerken of te analyseren om op vragen te kunnen antwoorden vallen onder de retributieverordening op opzoekingen in het archief (pdf).
Beroepsmogelijkheden
We doen er dus alles aan om u binnen de wettelijke grenzen inzage te geven in of kopieën ter beschikking te stellen van archiefdocumenten waarover wij beschikken.
Als wij weigeren om u een document ter inzage te geven, heeft dit steeds een wettelijke basis die wij dan ook motiveren. Indien u niet akkoord gaat met onze motivering, kan u beroep instellen bij de beroepsinstantie inzake de openbaarheid van bestuur, waarvan het secretariaat gevestigd is bij de administratie Kanselarij en Voorlichting van het departement Coördinatie bij het ministerie van de Vlaamse Gemeenschap, Boudewijnlaan 30 in 1000 Brussel. U beschikt daartoe over een termijn van dertig kalenderdagen, die ingaat op de dag nadat de beslissing werd verstuurd.
Alle gegevens die wij op de Archiefbank Oostende publiceren, zijn openbaar. Als u toch vindt dat uw rechten (bijv. m.b.t. uw privacy) geschaad zijn door publicatie van gegevens op de Archiefbank Oostende, kan u ons dat ook laten weten. Wij onderzoeken dan of uw melding terecht is en nemen de gepaste maatregelen. Wij brengen u op de hoogte van onze beslissing en motiveren dit. Indien u niet akkoord gaat met onze motivering, kan u hiertegen eveneens in beroep gaan bij de Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer, Hoogstraat 139, 1000 Brussel.
Meer info
Bovenstaande tekst is gebaseerd op de webpagina's en documenten die hieronder zijn vermeld en is aangevuld met de procedures die door de stad Oostende en de dienst Archief worden toegepast.
Klik hier voor een algemeen overzicht van en meer uitleg over de wetgeving i.v.m. de openbaarheid van bestuur.